Hankinta-ACDAT: mitä se tarkoittaa ja milloin se luodaan – ennen vai jälkeen tarjouskilpailun?

Hankinta-ACDatin merkitys

ACDat on lyhenne sanoista Data Sharing Environment, joka tunnetaan myös nimellä Common Data Environment (CDE). Se on digitaalinen alusta, jota käytetään kaikkien julkisiin tai yksityisiin hankintoihin liittyvien tietojen ja asiakirjojen hallintaan, jakamiseen ja säilyttämiseen. ACDat on keskeinen työkalu BIM-prosesseissa (Building Information Modeling), ja sen käyttöönottoa säännellään Italian lainsäädännössä (D.Lgs. 36/2023, entinen D.M. 560/2017).

ACDatin päätoiminnot

ACDat tarjoaa joukon toiminnallisia ja hallinnollisia etuja kaikille hankintaan osallistuville osapuolille. Sen keskeisiä toimintoja ovat muun muassa:

• Tietojen keskittäminen: kaikki asiakirjat ja tiedot kerätään yhteen digitaaliseen ympäristöön.
• Jäljitettävyys: jokainen muutos tai tietojen käyttö kirjataan, mikä takaa läpinäkyvyyden ja turvallisuuden.
• Yhteistyö: mahdollistaa hankintaviranomaisten, suunnittelijoiden, urakoitsijoiden ja muiden sidosryhmien koordinoidun työskentelyn.
• Versiohallinta: eri asiakirjaversioiden hallinta, mikä ehkäisee virheitä ja päällekkäisyyksiä.
• Digitaalinen säilytys: turvallinen arkistointi voimassa olevien säädösten mukaisesti.

Milloin ACDat luodaan: ennen vai jälkeen tarjouskilpailun?

Yksi yleisimmistä kysymyksistä koskee tarkkaa ajankohtaa, jolloin ACDat perustetaan hankintamenettelyn aikana. Vastaus on selkeä ja perustuu voimassa oleviin säädöksiin.

• ACDat laaditaan hankintaviranomaisen toimesta ennen tarjouskilpailun julkaisemista. Sen tekniset ja toiminnalliset ominaisuudet kuvataan tietovaatimuksissa, jotka ovat osa tarjouspyyntöasiakirjoja.
• ACDat otetaan käyttöön tarjouskilpailun julkaisemisen jälkeen, jolloin osallistuvat yritykset voivat käyttää alustaa asiakirjojen tarkasteluun, tarjousten jättämiseen ja yhteistyöhön myöhemmissä vaiheissa.

Muistettavaa: ACDatin valmistelu on keskeinen vaatimus kaikissa BIM:iä hyödyntävissä tarjouskilpailuissa, kuten uusi julkisia hankintoja koskeva sääntely edellyttää.

ACDatin hyödyt hankintojen hallinnassa

ACDatin käyttöönotto tuo konkreettisia hyötyjä julkisten ja yksityisten hankintojen hallintaan:

• Suurempi läpinäkyvyys tarjousmenettelyissä ja tiedonhallinnassa.
• Virheiden vähentäminen versiohallinnan ja muutosten jäljitettävyyden avulla.
• Toiminnallinen tehokkuus kaikille osapuolille, sillä ajantasainen tieto on välittömästi saatavilla.
• Säädösten noudattaminen, joka varmistetaan ACDatin rakenteen ja toiminnallisuuksien avulla.

Keskeiset muistettavat asiat

• ACDat tarkoittaa Data Sharing Environmentiä, eli digitaalista alustaa asiakirjojen hallintaan hankinnoissa.
• Se valmistellaan ennen tarjouskilpailua ja kuvataan tietovaatimuksissa.
• Se aktivoidaan ja sitä käytetään tarjouskilpailun julkaisemisen jälkeen, menettelyn aikana ja sitä seuraavissa vaiheissa.
• Pakollinen julkisissa hankinnoissa, joissa käytetään BIM-menetelmää.