Registro de mantenimiento de instalaciones: qué es, para qué sirve y cómo se rellena

¿Qué es el registro de mantenimiento de instalaciones?

El registro de mantenimiento de instalaciones es un documento obligatorio que recoge todas las actividades de control, verificación y mantenimiento realizadas en sistemas técnicos como los eléctricos, contra incendios, aire acondicionado, hidráulicos y de succión. Esta herramienta es fundamental para garantizar la seguridad, la eficiencia y el cumplimiento normativo de los edificios, tanto en el ámbito civil como en el industrial.

Legislación de referencia y obligaciones

El mantenimiento del registro es exigido por varias normativas, entre ellas:

• D.Lgs. 81/08 (art. 86-87): obligación de revisiones y mantenimiento en instalaciones eléctricas y conservación de actas.
• D.M. 1 de septiembre de 2021 (“Decreto Controles”): impone el registro para sistemas de protección contra incendios, con intervalos y métodos definidos.
• DPR 151/2011: registro obligatorio para actividades sujetas a prevención de incendios.
• D.Lgs. 152/2006: registro para sistemas de succión y control de emisiones.
• Normas CEI y UNI: especificaciones técnicas para la gestión y cumplimentación de registros.

El responsable de rellenarlo es el empresario o el titular de la actividad, que debe garantizar el correcto mantenimiento y conservación del registro.

¿Para qué sirve el registro de mantenimiento de instalaciones?

El registro tiene múltiples funciones estratégicas:

• Trazabilidad de todas las intervenciones realizadas en las instalaciones.
• Cumplimiento normativo y reducción del riesgo de sanciones.
• Apoyo durante las inspecciones y controles de las autoridades.
• Prevención de averías y optimización del mantenimiento programado.
• Mejora de la seguridad y de la eficiencia operativa de las instalaciones.

Estructura y contenidos esenciales del registro

Un registro de mantenimiento eficaz debe incluir:

• Datos de la empresa: razón social, dirección, referencias del responsable.
• Lista de instalaciones sujetas a mantenimiento.
• Fechas y descripción detallada de las intervenciones realizadas.
• Tipo de mantenimiento: ordinario, extraordinario, preventivo.
• Nombre y cualificación de los técnicos encargados.
• Anomalías detectadas y medidas correctoras adoptadas.
• Historial de intervenciones de cada instalación.

La numeración progresiva de las páginas y la integridad del documento son elementos fundamentales para la validez del registro.

Cómo rellenar y actualizar el registro

El registro puede rellenarse en formato papel o digital, según las necesidades de la empresa. Es importante:

• Registrar cada intervención de forma oportuna y precisa.
• Actualizar el registro según los plazos previstos por las normativas y los manuales técnicos.
• Confiar la cumplimentación a técnicos cualificados o personal interno adecuadamente formado.
• Verificar la integridad de la información introducida y la firma del responsable.

Un registro actualizado y bien compilado es la mejor garantía de cumplimiento y seguridad.

Casos especiales y mejores prácticas

Algunas instalaciones requieren registros específicos:

• Sistemas contra incendios: registro con controles periódicos, mantenimiento y formación del personal.
• Sistemas eléctricos: registro para salas médicas o con riesgo de incendio, según normas CEI.
• Sistemas de succión/emisiones: registro con datos de autorización y control de emisiones.

Consejos prácticos:

• Personalizar el registro en función de las instalaciones presentes.
• Formar al personal sobre la correcta cumplimentación.
• Realizar controles periódicos sobre la actualización del registro.

Digitalización y ventajas del software para la gestión del registro

La digitalización del registro de mantenimiento ofrece numerosas ventajas:

• Acceso rápido y centralizado a todos los datos y documentos.
• Reducción de errores y olvidos gracias a las notificaciones automáticas.
• Facilidad de actualización y uso compartido entre múltiples usuarios y ubicaciones.
• Integración con sistemas BIM, IoT y CMMS para una gestión avanzada.
• Mayor seguridad y trazabilidad de las operaciones realizadas.

La adopción de software de gestión permite optimizar tiempo y recursos, garantizando siempre el cumplimiento de las normativas.

Gestión simplificada con plataformas digitales

Las plataformas digitales dedicadas permiten centralizar la gestión de los registros de mantenimiento, archivar documentos, planificar intervenciones y supervisar el estado de las instalaciones en tiempo real. Estas herramientas ofrecen:

• Eficiencia operativa gracias a la automatización de procesos.
• Colaboración entre técnicos, responsables y proveedores en un único entorno.
• Informes avanzados para auditorías e inspecciones.
• Almacenamiento seguro y copia de seguridad de los datos.

Elegir una solución digital significa simplificar la gestión y reducir los riesgos relacionados con errores u olvidos.

Resumen y consejos finales

El registro de mantenimiento de instalaciones es una herramienta indispensable para la seguridad, el cumplimiento normativo y la eficiencia en la gestión de edificios. Su cumplimentación precisa y la adopción de soluciones digitales representan la mejor opción para simplificar el trabajo y garantizar la máxima protección de personas y estructuras.