Onderhoudsregister van installaties: wat het is, waar het voor dient en hoe het wordt ingevuld

Wat is het onderhoudsregister van installaties

Het onderhoudsregister van installaties is een verplicht document dat alle controle-, verificatie- en onderhoudsactiviteiten verzamelt die worden uitgevoerd op technische installaties zoals elektrische, brandbeveiligings-, airconditioning-, hydraulische en afzuigsystemen. Dit instrument is fundamenteel om de veiligheid, de efficiëntie en de naleving van de regelgeving van gebouwen te garanderen, zowel in civiele als industriële contexten.

Referentiewetgeving en verplichtingen

Het bijhouden van het register wordt vereist door verschillende voorschriften, waaronder:

• D.Lgs. 81/08 (art. 86-87): verplichting tot controles en onderhoud aan elektrische installaties en het bewaren van notulen.
• D.M. 1 september 2021 (“Controlebesluit”): legt het register op voor brandbeveiligingssystemen, met gedefinieerde intervallen en methoden.
• DPR 151/2011: verplicht register voor activiteiten die onderworpen zijn aan brandpreventie.
• D.Lgs. 152/2006: register voor afzuigsystemen en emissiecontrole.
• CEI- en UNI-normen: technische specificaties voor het beheer en de opstelling van registers.

De persoon die verantwoordelijk is voor het invullen, is de werkgever of de eigenaar van de activiteit, die moet instaan voor het correct bijhouden en bewaren van het register.

Waar dient het onderhoudsregister van installaties voor

Het register heeft meerdere strategische functies:

• Traceerbaarheid van alle interventies uitgevoerd op de installaties.
• Naleving van de regelgeving en vermindering van het risico op sancties.
• Ondersteuning tijdens inspecties en controles door de autoriteiten.
• Voorkomen van storingen en optimalisatie van gepland onderhoud.
• Verbetering van de veiligheid en de operationele efficiëntie van de installaties.

Structuur en essentiële inhoud van het register

Een effectief onderhoudsregister moet het volgende bevatten:

• Bedrijfsgegevens: bedrijfsnaam, adres, referenties van de beheerder.
• Lijst van installaties die aan onderhoud onderworpen zijn.
• Data en gedetailleerde beschrijving van de uitgevoerde interventies.
• Type onderhoud: gewoon, buitengewoon, preventief.
• Naam en kwalificatie van de verantwoordelijke technici.
• Gevonden afwijkingen en genomen corrigerende maatregelen.
• Historie van de interventies voor elke installatie.

Opeenvolgende paginanummering en documentintegriteit zijn fundamentele elementen voor de geldigheid van het register.

Hoe het register wordt ingevuld en bijgewerkt

Het invullen van het register kan op papier of digitaal formaat gebeuren, afhankelijk van de behoeften van het bedrijf. Het is belangrijk:

• Elke interventie tijdig en nauwkeurig registreren.
• Het register bijwerken volgens de termijnen die zijn voorzien in de regelgeving en technische handleidingen.
• Het invullen toevertrouwen aan gekwalificeerde technici of adequaat opgeleid intern personeel.
• De volledigheid van de ingevoerde informatie en de handtekening van de verantwoordelijke verifiëren.

Een bijgewerkt en goed ingevuld register is de beste garantie voor naleving en veiligheid.

Bijzondere gevallen en best practices

Sommige installaties vereisen specifieke registers:

• Brandbeveiligingssystemen: register met periodieke controles, onderhoud en training van personeel.
• Elektrische installaties: register voor medische ruimtes of ruimtes met brandgevaar, volgens CEI-normen.
• Afzuig-/emissiesystemen: register met autorisatiegegevens en emissiemonitoring.

Praktische tips:

• Het register personaliseren op basis van de aanwezige installaties.
• Personeel trainen in de correcte invulling.
• Periodieke controles uitvoeren op het bijwerken van het register.

Digitalisering en voordelen van software voor het beheer van het register

Digitalisering van het onderhoudsregister biedt talrijke voordelen:

• Snelle en gecentraliseerde toegang tot alle gegevens en documenten.
• Vermindering van fouten en vergeetachtigheid dankzij automatische meldingen.
• Gemakkelijk bijwerken en delen tussen meerdere gebruikers en locaties.
• Integratie met BIM-, IoT- en CMMS-systemen voor geavanceerd beheer.
• Grotere veiligheid en traceerbaarheid van de uitgevoerde operaties.

De invoering van beheerssoftware maakt het mogelijk om tijd en middelen te optimaliseren, terwijl de naleving van de regelgeving altijd gegarandeerd blijft.

Vereenvoudigd beheer met digitale platforms

Specifieke digitale platforms maken het mogelijk om het beheer van onderhoudsregisters te centraliseren, documenten te archiveren, interventies te plannen en de status van installaties in real time te volgen. Deze tools bieden:

• Operationele efficiëntie dankzij procesautomatisering.
• Samenwerking tussen technici, beheerders en leveranciers in één omgeving.
• Geavanceerde rapportage voor audits en inspecties.
• Veilige opslag en back-up van gegevens.

Kiezen voor een digitale oplossing betekent het beheer vereenvoudigen en de risico's op fouten of vergeetachtigheid verminderen.

Samenvatting en laatste tips

Het onderhoudsregister van installaties is een onmisbaar instrument voor veiligheid, naleving van de regelgeving en efficiëntie in gebouwbeheer. Een nauwkeurige voltooiing en de invoering van digitale oplossingen vertegenwoordigen de beste keuze om het werk te vereenvoudigen en een maximale bescherming van personen en structuren te garanderen.