ACDat hankinnoissa: mitä se tarkoittaa ja milloin se luodaan, ennen vai jälkeen tarjouskilpailun?

Mitä hankintojen ACDat tarkoittaa

ACDat on lyhenne sanoista Data Sharing Environment, joka tunnetaan myös nimellä Common Data Environment (CDE). Se on digitaalinen alusta, jota käytetään kaikkien julkisiin tai yksityisiin hankintoihin liittyvien tietojen ja asiakirjojen hallintaan, jakamiseen ja säilyttämiseen. ACDat on keskeinen työkalu BIM-prosesseissa (Building Information Modeling), ja sen käyttöönottoa säätelee Italian lainsäädäntö (D.Lgs. 36/2023, entinen D.M. 560/2017).

ACDatin päätoiminnot

ACDat takaa joukon toiminnallisia ja hallinnollisia etuja kaikille hankintaan osallistuville osapuolille. Sen tärkeimpiä toimintoja ovat:

• Tietojen keskittäminen: kaikki asiakirjat ja tiedot kerätään yhteen digitaaliseen ympäristöön.
• Jäljitettävyys: jokainen tietojen muutos tai käyttö kirjataan, mikä varmistaa läpinäkyvyyden ja turvallisuuden.
• Yhteistyö: mahdollistaa hankintayksiköiden, suunnittelijoiden, urakoitsijoiden ja muiden sidosryhmien koordinoidun työskentelyn.
• Versiohallinta: eri asiakirjaversioiden hallinta, virheiden ja päällekkäisyyksien välttäminen.
• Digitaalinen säilytys: turvallinen arkistointi voimassa olevien määräysten mukaisesti.

Milloin ACDat luodaan: ennen vai jälkeen tarjouskilpailun?

Yksi yleisimmistä kysymyksistä koskee tarkkaa ajankohtaa, jolloin ACDat perustetaan hankintamenettelyn aikana. Vastaus on selkeä ja perustuu voimassa oleviin säädöksiin.

• ACDat valmistellaan hankintayksikön toimesta ennen tarjouskilpailun julkaisemista. Sen tekniset ja toiminnalliset ominaisuudet kuvataan tietovaatimuksissa, jotka liitetään tarjouspyyntöön.
• ACDat tulee käyttöön tarjouskilpailun julkaisemisen jälkeen, kun osallistuvat yritykset voivat käyttää alustaa asiakirjojen tarkasteluun, tarjousten jättämiseen ja yhteistyöhön myöhemmissä vaiheissa.

Muistettavaa: ACDatin valmistelu on perusvaatimus kaikissa BIMin käyttöä edellyttävissä tarjouskilpailuissa, kuten uusi julkisia hankintoja koskeva laki määrittelee.

ACDatin hyödyt hankintojen hallinnassa

ACDatin käyttöönotto tuo konkreettisia hyötyjä julkisten ja yksityisten hankintojen hallintaan:

• Suurempi läpinäkyvyys tarjousmenettelyissä ja tiedonhallinnassa.
• Virheiden vähentäminen versionhallinnan ja muutosten jäljitettävyyden avulla.
• Toiminnallinen tehokkuus kaikille osapuolille ajantasaisen tiedon välittömän saatavuuden ansiosta.
• Säädösten noudattaminen, joka varmistetaan ACDatin rakenteen ja toiminnallisuuksien avulla.

Keskeiset muistettavat asiat

• ACDat tarkoittaa Data Sharing Environment -ympäristöä, eli digitaalista alustaa asiakirjojen hallintaan hankinnoissa.
• Se valmistellaan ennen tarjouskilpailua ja kuvataan tietovaatimuksissa.
• Se aktivoidaan ja sitä käytetään tarjouskilpailun julkaisemisen jälkeen, menettelyn aikana ja sitä seuraavissa vaiheissa.
• Pakollinen julkisissa hankinnoissa, joissa edellytetään BIMin käyttöä.