ACDat im Vergabeverfahren: Bedeutung und Zeitpunkt der Erstellung – vor oder nach der Ausschreibung?

Bedeutung von ACDat im Vergabeverfahren

ACDat ist das Akronym für Data Sharing Environment, auch bekannt als Common Data Environment (CDE). Es handelt sich um eine digitale Plattform, die für die Verwaltung, den Austausch und die Speicherung aller Daten und Dokumente im Zusammenhang mit einem öffentlichen oder privaten Vergabeverfahren genutzt wird. ACDat ist ein zentrales Werkzeug in BIM-Prozessen (Building Information Modeling) und seine Einführung ist durch die italienische Gesetzgebung geregelt (D.Lgs. 36/2023, ehemals D.M. 560/2017).

Hauptfunktionen von ACDat

ACDat gewährleistet eine Reihe von operativen und organisatorischen Vorteilen für alle an einem Vergabeverfahren beteiligten Parteien. Zu den wichtigsten Funktionen gehören:

• Datenzentralisierung: Alle Dokumente und Informationen werden in einer einzigen digitalen Umgebung zusammengeführt.
• Nachvollziehbarkeit: Jede Änderung oder jeder Zugriff auf Daten wird protokolliert und gewährleistet Transparenz und Sicherheit.
• Zusammenarbeit: Ermöglicht es öffentlichen Auftraggebern, Planern, Auftragnehmern und weiteren Beteiligten, koordiniert zusammenzuarbeiten.
• Versionierung: Verwaltung verschiedener Dokumentversionen zur Vermeidung von Fehlern und Duplikaten.
• Digitale Archivierung: Sichere Aufbewahrung im Einklang mit den geltenden Vorschriften.

Wann wird ACDat erstellt: vor oder nach der Ausschreibung?

Eine der häufigsten Fragen betrifft den genauen Zeitpunkt der Einrichtung von ACDat innerhalb eines Vergabeverfahrens. Die Antwort ist eindeutig und basiert auf den geltenden rechtlichen Bestimmungen.

• ACDat wird vom öffentlichen Auftraggeber vor der Veröffentlichung der Ausschreibung vorbereitet. Seine technischen und operativen Merkmale werden in den Informationsanforderungen beschrieben, dem Dokument, das die Ausschreibung begleitet.
• ACDat wird nach der Veröffentlichung der Ausschreibung operativ genutzt, wenn die teilnehmenden Unternehmen auf die Plattform zugreifen können, um Dokumente einzusehen, Angebote einzureichen und in den nachfolgenden Phasen zusammenzuarbeiten.

Zu beachten: Die Einrichtung von ACDat ist eine grundlegende Voraussetzung für alle Ausschreibungen, die den Einsatz von BIM vorsehen, wie im neuen Kodex für öffentliche Aufträge festgelegt.

Vorteile von ACDat für das Vergabemanagement

Die Einführung von ACDat bringt konkrete Vorteile für das Management öffentlicher und privater Vergabeverfahren:

• Größere Transparenz in Vergabeverfahren und im Datenmanagement.
• Reduzierung von Fehlern durch Versionskontrolle und Nachverfolgbarkeit von Änderungen.
• Operative Effizienz für alle Beteiligten durch sofortigen Zugriff auf aktuelle Informationen.
• Regulatorische Konformität, gewährleistet durch Struktur und Funktionalitäten von ACDat.

Wichtige Punkte zum Merken

• ACDat steht für Data Sharing Environment, eine digitale Plattform für das Dokumentenmanagement in Vergabeverfahren.
• Es wird vor der Ausschreibung vorbereitet und in den Informationsanforderungen beschrieben.
• Es wird nach der Veröffentlichung der Ausschreibung aktiviert und genutzt, während des Vergabeverfahrens und in den nachfolgenden Phasen.
• Verpflichtend für öffentliche Vergabeverfahren, die den Einsatz von BIM vorsehen.