Außerordentliche Instandhaltung: was sie ist, Liste der Arbeiten und Management von Eingriffen und Bauarbeiten

Warum es wichtig ist, die außerordentliche Instandhaltung klar abzugrenzen

Außerordentliche Instandhaltung stellt einen zentralen Aspekt bei der Verwaltung von Gebäuden, Anlagen und Immobilienvermögen dar. Das Verständnis des Unterschieds zwischen ordentlicher Instandhaltung, außerordentlicher Instandhaltung und Sanierung ist entscheidend, um rechtliche Fehler zu vermeiden, Maßnahmen korrekt zu planen und Kosten zu optimieren. Die richtige Einstufung der Eingriffe ermöglicht den Zugang zu steuerlichen Anreizen und die Einhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen Verwaltungsverfahren.

Rechtliche Definition der außerordentlichen Instandhaltung

Gemäß Artikel 3 Buchstabe b) des D.P.R. 380/2001 umfasst die außerordentliche Instandhaltung Arbeiten und Änderungen, die notwendig sind, um auch tragende Gebäudeteile zu erneuern oder zu ersetzen, sowie die Integration sanitärer und technischer Anlagen, sofern das Gesamtvolumen oder die Nutzungsart nicht verändert werden. Das Vereinfachungsgesetz 120/2020 hat die Definition erweitert und auch die Aufteilung und Zusammenlegung von Immobilieneinheiten einbezogen, weiterhin ohne Änderungen von Volumen oder Nutzung.

Liste der Arbeiten der außerordentlichen Instandhaltung

Außerordentliche Instandhaltungsmaßnahmen sind vielfältig und variieren je nach Bedarf der Immobilie. Nachfolgend eine Übersicht der wichtigsten zulässigen Arbeiten:

• Aufteilung oder Zusammenlegung von Immobilieneinheiten ohne Volumenerhöhung
• Versetzung oder Errichtung interner Trennwände
• Sanierung und Modernisierung technischer Anlagen (Elektro-, Sanitär-, Heizungsanlagen)
• Verstärkung oder Austausch tragender Bauteile (Decken, Treppen, Stützen)
• Installation oder Austausch von Aufzügen und Lastenaufzügen
• Dachsanierung mit möglicher Dämmung
• Installation von Wärmedämmsystemen und Maßnahmen zur Energieeffizienz
• Austausch von Außenbauteilen und Fenstern
• Arbeiten an Innenhöfen, Gärten und Außenbereichen (Tore, Zäune, Pflasterungen)
• Installation von Solar- oder Photovoltaikanlagen

Hinweis: Jeder Eingriff muss die gesetzlichen Vorgaben einhalten und darf weder das Bauvolumen noch die Nutzungsbestimmung des Gebäudes verändern.

Genehmigungen und administrative Verwaltung

Für die außerordentliche Instandhaltung sind spezifische Genehmigungen erforderlich:

• CILA (Zertifizierte Anzeige des Beginns der Arbeiten): für Maßnahmen ohne Eingriffe in tragende Strukturen
• SCIA (Zertifizierte Anzeige der Tätigkeit): für Arbeiten mit Eingriffen in tragende Strukturen

Die Anträge werden über den kommunalen Einheitlichen Bauschalter eingereicht, mit Unterstützung eines zugelassenen Fachmanns, der die Konformität der Maßnahmen bescheinigt. Eine korrekte Dokumentenverwaltung ist unerlässlich, um Sanktionen zu vermeiden und die Nachverfolgbarkeit der Arbeiten sicherzustellen.

Unterschiede zur ordentlichen Instandhaltung und zur Gebäudesanierung

Es ist wichtig, die außerordentliche Instandhaltung klar von anderen Eingriffskategorien zu unterscheiden:

• Ordentliche Instandhaltung: umfasst Reparatur, Erneuerung und Austausch von Oberflächen, ohne wesentliche strukturelle oder technische Änderungen (z. B. Streichen, Bodenbelagswechsel).
• Gebäudesanierung: betrifft stärker eingreifende Maßnahmen wie Abriss, Wiederaufbau, Nutzungsänderungen oder Volumenerweiterungen und erfordert komplexere Genehmigungen.

Eine korrekte Einstufung der Maßnahmen vermeidet Verfahrensfehler und verwaltungsrechtliche Sanktionen.

Steuerliche Aspekte und Abzüge

Außerordentliche Instandhaltungsmaßnahmen können von steuerlichen Vergünstigungen wie dem Sanierungsbonus und dem ermäßigten Mehrwertsteuersatz von 10 % für von Unternehmen ausgeführte Arbeiten profitieren. Einige Materialien, die direkt vom Auftraggeber erworben werden, können dem regulären Mehrwertsteuersatz von 22 % unterliegen. Es ist unerlässlich, alle Unterlagen aufzubewahren, um die Abzüge geltend machen zu können.

Interventionsmanagement: kritische Punkte und Best Practices

Die Verwaltung der außerordentlichen Instandhaltung bringt mehrere kritische Punkte mit sich:

• Koordination der beteiligten Akteure (Eigentümer, Fachplaner, Auftragnehmer, Verwalter)
• Erfassung und Aktualisierung der Daten zu den Maßnahmen
• Überwachung des Arbeitsfortschritts und Einhaltung der Zeitpläne
• Verwaltung der technischen und administrativen Dokumentation

Für ein effektives Management wird empfohlen:

1. Zentralisierung der Informationen in einem einzigen zugänglichen System
2. Klare Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten für jede Phase der Maßnahme
3. Einsatz digitaler Werkzeuge zur Nachverfolgbarkeit und zum Datenaustausch
4. Regelmäßige Überprüfung des Fortschritts und Aktualisierung der Dokumentation

Digitalisierung und Managementsoftware: die Rolle von UTwin

Der Einsatz von digitalen Lösungen wie Digital Twin und CMMS ermöglicht es, die Verwaltung außerordentlicher Instandhaltungsmaßnahmen zu vereinfachen. Diese Werkzeuge erlauben es:

• Zentralisierung aller Informationen zu Gebäuden und Maßnahmen
• Nachverfolgung jeder Bauphase und Überwachung der Fristen
• Erleichterung der Zusammenarbeit zwischen technischen, administrativen Teams und Auftragnehmern
• Reduzierung von Fehlern und Verwaltungsaufwand dank schnellem Datenzugriff

UTwin integriert Digital-Twin- und CMMS-Funktionen und bietet eine einzige Plattform für das digitale Gebäudemanagement. Mit UTwin ist es möglich, Dokumente zu archivieren, Eingriffe zu planen, den Arbeitsfortschritt zu überwachen und die vollständige Nachverfolgbarkeit jeder Tätigkeit sicherzustellen, wodurch Effizienz und Transparenz verbessert werden.

Praktische Tipps für ein effektives Management

Um die außerordentliche Instandhaltung optimal zu verwalten, ist es entscheidend:

• Lokale Vorschriften und kommunale Verfahren stets überprüfen
• Sich auf zugelassene Fachleute verlassen für die korrekte Einstufung und Genehmigungsverwaltung
• Digitale Werkzeuge nutzen zur Zentralisierung von Daten und Dokumentation
• Jede Phase sorgfältig planen und Kosten sowie Zeitpläne überwachen

Ein strukturiertes und digitales Management der Eingriffe gewährleistet Sicherheit, Kosteneinsparungen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.